Cómo ordenar claves y conversiones de caja, pieza y metro, probar un catálogo y revisar faltantes en una ferretería con un ejemplo de reposición.
Los cálculos y escenarios identificados como ejemplos son ilustrativos. Los importes se expresan en pesos mexicanos (MXN). No son resultados de clientes ni garantías de rentabilidad.
1. Construye claves que distingan variantes reales
Selecciona una familia para empezar, como tornillería o conexiones. Define los atributos que el vendedor necesita para distinguir piezas: medida, material, acabado, marca y presentación cuando corresponda. No dependas de una descripción como “tornillo grande” ni crees una clave nueva cada vez que cambia el proveedor.
La clave interna identifica tu artículo; el código del proveedor ayuda a comprarlo; el código de barras ayuda a localizarlo. Pueden relacionarse sin ser el mismo dato. Revisa duplicados antes de cargar existencias. Si consolidas dos claves, concilia primero sus saldos, costos e historial y conserva una referencia para localizar movimientos anteriores.
2. Define una unidad base y sus conversiones
Escribe en qué unidad llevarás el inventario y cómo la compra se transforma en esa unidad. En un ejemplo de tornillos, la compra puede llegar en cajas de cien y la existencia controlarse por pieza. Recibir dos cajas agrega 200 piezas, no dos. Si después vendes 35 piezas, quedarían 165, suponiendo que no existía saldo previo ni otros movimientos.
Los ejemplos de cable o manguera necesitan otro análisis: una longitud no se convierte en piezas con el mismo factor. Define precisión y redondeo, y comprueba que el sistema permita la venta fraccionada requerida. Tampoco debes confundir un producto armado con una simple presentación; un kit puede consumir varios componentes distintos.
| Artículo | Compra | Control de existencia |
|---|---|---|
| Tornillo | Caja de 100 piezas | Pieza; factor 100 |
| Cable | Rollo de 100 metros | Metro; factor 100 |
| Pintura | Cubeta individual | Cubeta; no convertir a litros si no se vende así |
3. Prueba una muestra antes de cargar todo el catálogo
Prepara una muestra con un artículo por pieza, uno fraccionado y uno con varias presentaciones. Revisa los campos obligatorios, categorías, precios y unidades en la vista previa. No llenes datos desconocidos con ceros para pasar la validación: un costo cero puede distorsionar los reportes posteriores.
En un entorno de prueba, registra una entrada, una venta y una devolución. Comprueba el saldo después de cada paso y conserva el cálculo esperado. La devolución debe usar la unidad correcta y la referencia de la venta; no registres una compra nueva para simularla. Si la prueba falla, corrige el modelo antes de importar cientos de filas.
4. Revisa cobertura y plazo del proveedor
Calcula una necesidad de reposición por familia. Como modelo simple, consumo diario esperado × días de entrega representa lo que venderías durante el plazo. A esa necesidad puedes añadir una reserva justificada por variación de demanda y servicio. Usa ventas y entregas observadas para ajustar ambos supuestos.
Ejemplo ficticio: vendes ocho piezas diarias, el proveedor tarda cuatro días y decides probar una reserva de doce. El punto de revisión sería 8 × 4 + 12 = 44 piezas. No significa que debas pedir exactamente 44: revisa existencia disponible, pedidos en tránsito, cantidades comprometidas y presentación mínima de compra. Una cotización pendiente no equivale a una venta confirmada.
5. Separa excepciones y asigna seguimiento
Lleva una lista de claves con saldos negativos, factores dudosos o movimientos sin referencia. Prioriza los artículos que detienen ventas, los de mayor valor y los que muestran diferencias recurrentes. Los traspasos entre sucursales deben poder relacionar salida y recepción: la mercancía en tránsito no debe aparecer disponible en ambos lugares.
Cierra cada revisión con responsable y acción. Si el problema fue un factor de caja, comprueba que no queden movimientos históricos afectados y pide apoyo para corregirlos sin perder trazabilidad. Si fue demora del proveedor, ajusta la planeación o la alternativa de abasto. Comprar más de todo no corrige una clave duplicada ni un registro en la unidad equivocada.
Lista de comprobación
- Definir atributos por familia.
- Separar clave interna y códigos de proveedor.
- Elegir unidad base y factor por presentación.
- Probar entrada, venta y devolución.
- Revisar la vista previa de la carga.
- Conciliar mercancía en tránsito entre sucursales.
- Ajustar reposición con ventas y plazos observados.
- Asignar seguimiento a factores y saldos dudosos.
Fuentes y lecturas complementarias
- Manual de EscalaPOS: carga masiva de productos
Preparación, validación y vista previa del catálogo.
- Manual de EscalaPOS: crear productos
Referencia para registrar la ficha de cada artículo.
- Manual de EscalaPOS: inventario, conteos y traspasos
Consulta y conciliación del movimiento de mercancía.
Preguntas frecuentes
FAQ
¿Caja y pieza deben tener siempre claves distintas?
Depende de cómo manejes presentaciones y conversiones. Lo esencial es que exista una relación comprobada y que no se duplique la misma existencia. Prueba el flujo admitido por tu configuración.
¿El punto de reposición es la cantidad del pedido?
No. Es una señal para revisar el abasto. La cantidad a pedir también depende de cobertura deseada, disponibilidad, pedidos pendientes y restricciones del proveedor.
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