Organiza la recepción, el registro por lote y la revisión de caducidades en farmacia. Distingue PEPS de primeras caducidades y documenta excepciones.
Los cálculos y escenarios identificados como ejemplos son ilustrativos. Los importes se expresan en pesos mexicanos (MXN). No son resultados de clientes ni garantías de rentabilidad.
1. Delimita la revisión administrativa
Esta guía trata de organizar registros y detectar inconsistencias de inventario. No indica cómo dispensar medicamentos, conservar productos específicos ni interpretar una receta. Las decisiones sanitarias, de almacenamiento, retiro y disposición corresponden al responsable de la farmacia y a los procedimientos y normas aplicables.
Antes de contar, separa en el catálogo las presentaciones que realmente son diferentes: concentración, forma farmacéutica, contenido del empaque y unidad de venta. Evita que dos presentaciones compartan una clave interna por parecerse en nombre. Un saldo correcto en la presentación equivocada puede ocultar un faltante en la que el cliente solicita.
2. Relaciona la recepción con producto y lote
Al recibir mercancía, compara el documento del proveedor con el producto recibido y registra los datos que exige el procedimiento de tu establecimiento. Para la trazabilidad administrativa, conviene poder relacionar producto, lote, caducidad, cantidad, proveedor, documento y ubicación. Si hay una discrepancia, documenta la incidencia antes de dar la recepción por resuelta.
No completes un lote o una fecha con un dato aproximado solo para guardar la entrada. Un dato inventado hace que la alerta posterior parezca confiable cuando no lo es. Confirma la información con el responsable y el proveedor, y conserva por separado el estado pendiente. Verifica también que el sistema guarde los datos al nivel de lote y no únicamente como una nota general del producto.
3. Distingue primeras entradas de primeras caducidades
PEPS ordena por entrada; primeras caducidades, primeras salidas, ordena por vencimiento. Pueden coincidir, pero no siempre. En el ejemplo, el lote recibido más tarde caduca antes. Para organizar la rotación física, valida el criterio con el responsable y las condiciones del producto; no supongas que una función llamada PEPS aplica automáticamente ese segundo criterio.
El texto oficial de la NOM-059 citado en las referencias contempla principios de rotación por entradas o caducidades en su ámbito de aplicación. La referencia no implica que esa norma sea el único requisito de una farmacia ni que nuestro software certifique su cumplimiento. Consulta los requisitos específicos de tu establecimiento y sus procedimientos vigentes.
| Lote | Recepción | Caducidad |
|---|---|---|
| A | 1 de octubre de 2026 | Diciembre de 2026 |
| B | 20 de octubre de 2026 | Noviembre de 2026 |
Para interpretar el ejemplo: En este ejemplo, el orden por entrada comienza con A; el orden por caducidad comienza con B. No es una instrucción de dispensación.
4. Revisa cantidad y fecha en la misma ubicación
Organiza el conteo para poder identificar lotes, no solo sumar cajas de una clave. Registra por ubicación la cantidad encontrada y cualquier diferencia con el sistema. Revisa si la fecha física coincide con la capturada; un error de mes puede cambiar por completo una lista de próximos vencimientos.
Define con el responsable la frecuencia y los horizontes de revisión adecuados. Una lista de fechas próximas ayuda a priorizar, pero no determina por sí sola si un producto puede entregarse. Ante un producto caducado o una condición dudosa, sigue el procedimiento sanitario de identificación, separación y disposición que corresponda; no lo resuelvas con un descuento comercial ni una simple eliminación del catálogo.
5. Conserva las excepciones hasta resolverlas
Cada incidencia necesita una acción: confirmar un dato con el proveedor, corregir una captura con autorización, investigar un movimiento o tramitar una devolución. Conserva la relación con el documento original. Un ajuste administrativo no sustituye el control físico ni acredita que una devolución haya salido del establecimiento.
Cuando cierres la revisión, comprueba que el total por producto coincida con la suma de sus lotes y que los pendientes sigan identificados. Limita quién puede modificar cantidades y fechas. Si exportas información para revisarla, evita incluir datos de pacientes o recetas cuando solo necesitas un listado de inventario.
Lista de comprobación
- Confirmar presentación y unidad de cada clave.
- Relacionar cada recepción con su documento.
- Registrar lote y caducidad sin aproximaciones.
- Validar con el responsable el criterio de rotación.
- Contar por lote y ubicación.
- Revisar fechas físicas contra fechas capturadas.
- Documentar incidencias y su resolución.
- Aplicar los procedimientos sanitarios específicos del establecimiento.
Fuentes y lecturas complementarias
- DOF: NOM-059-SSA1-2015, texto oficial
Referencia del principio de rotación; verificar su ámbito y los requisitos específicos con el responsable sanitario.
- Manual de EscalaPOS: registrar existencia
Referencia administrativa del registro de inventario, no una certificación sanitaria.
- Manual de EscalaPOS: conteos y traspasos
Conciliación de movimientos y existencias.
Preguntas frecuentes
FAQ
¿PEPS garantiza que salga primero el lote que caduca antes?
No. PEPS usa la entrada; el orden por caducidad usa el vencimiento. Comprueba qué criterio admite la configuración y valídalo con el responsable de la farmacia.
¿El sistema sustituye al responsable sanitario?
No. Registrar lotes y fechas ayuda a la trazabilidad administrativa, pero no decide la dispensación ni certifica el cumplimiento de las obligaciones del establecimiento.
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